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Wie Sie Ihre Fernwartungsprotokolle in Google Sheets integrieren

Um alle Fernwartungen auf einem Blick zu sehen, ist die Nutzung von Zapier ebenfalls sinnvoll. Bei dieser Möglichkeit werden alle Fernwartungen an Google Sheets weitergeleitet und sind in einem Dokument zusammen gefasst, wie nachfolgend beschrieben wird:

1. Schritt: Loggen Sie sich zunächst bei Zapier ein.

2. Schritt: Klicken Sie auf oben auf “MAKE A ZAP!”

makezap

3. Schritt: Wählen Sie als ersten Schritt den Trigger aus. Dieser lautet “E-Mail Parser”. Scrollen Sie hierfür durch die Auswahl der Apps nach unten zu den Built-In Apps von Zapier.

parser

4. Schritt: Öffnen Sie nun https://parser.zapier.com/ in einem neuen Tab in Ihrem Browser. Auf der erscheinenden Seite wählen Sie “Signup”.

parser.signup

5. Schritt: Tragen Sie nun ihre E-Mail-Adresse und ein Passwort ein. Mit dieser E-Mail-Adresse können Sie sich zukünftig beim E-Mail-Parser von Zapier anmelden. Da Sie noch keine Mailbox erstellt haben, klicken Sie auf Create Mailbox.

create.mailbox

6. Schritt: Nun wird eine zufällig generierte Mailbox angelegt. Der E-Mail-Parser versucht sofort, neue E-Mails aus diesem Postfach zu holen. Da noch keine Neuen vorhanden sind, drücken Sie “Skip waiting”.

skip.waiting

7. Schritt: Nun können Sie die Adresse oben mit einer gewünschten Adresse ersetzen, in unserem Beispiel pcvisit@robot.zapier.com

Wählen Sie anschließend unten “Save Adress and Template”.

mailbox.rename

8. Schritt: Ihre umbenannte Mailbox sollte nun wie folgt aussehen:

mailbox.new

9. Schritt: Sie können diese E-Mail-Adresse direkt in Ihrem Supportermodul eintragen. Entweder nach der Empfängeradresse, getrennt mit einem Komma oder im CC/BCC. Alle Protokolle werden nun auch an diese Adresse weitergeleitet.

sm.settings.doc

Führen Sie nun zum Test eine Fernwartung durch, um ein Template im Parser zu erstellen.

10. Schritt: Nach Ende der Fernwartung taucht das Protokoll Ihrer Fernwartung in Ihrer Zapier Mailbox auf.

11. Schritt: Öffnen Sie die erhaltene E-Mail, indem Sie auf “Show” drücken. Sie sehen nun das Fernwartungsprotokoll Ihrer letzten Fernwartung (in der Ansichtsauswahl “original”). Wählen Sie unten “template” und anschließend “Click here”.

create.template

12. Schritt: Sie können nun die Werte für Fernwartungsdauer, Supportername, Start der Fernwartung usw. selbst festgelegten Variablen zuweisen. Diese Variablen können anschließend von Zapier verarbeitet und an diverse Apps (z.B. Google Sheets und Google Kalender) weitergeleitet werden.

Scrollen Sie hierzu ans Ende des Fernwartungsprotokolls. Die Deklaration der Variablen ist kinderleicht: Markieren Sie einfach den gewünschten Wert und vergeben Sie anschließend einen passenden Namen, unter dem Sie später die Variable nutzen möchten.

Um z.B. den Namen des Supporters in einer Variable zu speichern, markieren Sie den betreffenden Bereich im Protokoll mit der Maus (den Namen zwischen den Anführungszeichen, rosa unterlegt) und tragen Sie Ihren Variablennamen im Pop-up ein. Für unser Beispiel “Name des Supporters”:

delclare.name

13. Schritt: Drücken Sie anschließend “Save”. Sie werden feststellen, dass der gewählte Bereich mit unserer Variablen überschrieben wurde und gelb markiert ist: {{namedessupporters}}

variable1

Zapier kann nun diese Variable für späteren Gebrauch nutzen.

Um das Ganze umfangreicher zu gestalten, vergeben wir noch Variablen für den Start der Fernwartung, die Dauer der Fernwarung, die Kundennummer und die Service-Beschreibung.

Für die Dauer der Fernwartung:

variable.duration

Für die Kundennummer (Kommentar beim Beitritt des Teilnehmers, muss im Supporter Modul aktiviert werden):

variable.kdnr

Für den Start der Fernwartung:

variable.start

Für die Servicebeschreibung (Kommentar am Ende der Fernwartung, muss im Supporter Modul aktiviert sein):

variable.service

14. Schritt: Sind alle Variablen vergeben, sollte das Template wie folgt aussehen:

variables.complete

Diese 5 Werte können wir jetzt mit Zapier verwenden.

Das Erstellen des Templates wird mit “Save Address and Template” beendet.

Sie können nun zurück in den Zapier Tab in Ihrem Browser und mit der Erstellung Ihres Zaps fortfahren.

15 Schritt:. Nachdem Sie den E-Mail Parser erfolgreich eingerichtet haben, wählen Sie nun den Trigger “New E-Mail” und bestätigen mit “Save + Continue”.

new.email.trigger

16. Schritt: Im folgenden Fenster wählen Sie die zuvor eingerichtete Mailbox aus. Sie sollte im Dropdown Menü erscheinen.

Bild 17

Wählen Sie ihre Mailbox und drücken Sie “Continue”.

17. Schritt: Zapier testet nun den E-Mail Parser. Drücken Sie “Fetch & Continue”, der Test sollte erfolgreich verlaufen. Fahren Sie mit “Continue” fort.

test.fetch

18. Schritt: Nun wählen Sie, was Sie mit dem Trigger, also der E-Mail/dem Fernwartungsprotokoll und damit den vorher festgelegten Variablen machen wollen. Wir möchten die Werte an ein Google Sheet weiterreichen. Wählen Sie dafür Google Sheets in den möglichen Apps.

chhose.sheets

19. Schritt: Die “Action”, die wir benötigen, heisst “Create Spreadsheet Row”. Wählen Sie diese und klicken Sie “Continue”.

20. Schritt: Um Zapier mit Ihrem Google Account zu verbinden (falls dies nicht schon vorher geschehen ist), wählen Sie Connect a new account. Im erscheinenden Pop-Up sollten sie ihre vorhandenen Google Accounts sehen oder zur Eingabe der Daten eben dieser aufgefordert werden. Wählen Sie Ihren Account, in welchem sich das Spreadsheet befindet, zu welchem Sie die Protokolleinträge hinzufügen möchten.

Räumen Sie Zapier noch die Berechtigung ein, Google Sheets nutzen zu können.

Bestätigen Sie anschließend mit “Continue”.

21. Schritt: Nun können Sie auswählen, in welches Spreadsheet die Dateien eingefügt werden sollen. Dieses Spreadsheet muss bereits vorhanden sein und sollte folgendes Format haben (Beispiel):

sheet.example

Zapier wertet die erste Zelle pro Spalte aus. Diese Deklaration brauchen wir, um später die richtigen Werte der geparsten E-Mail eintragen zu können. Wählen Sie im DropDown für die “Spreadsheets” ihr angelegtes Spreadsheet aus und unter Worksheet das Sheet, in welches geschrieben werden soll (im Bsp. nur eins vorhanden).

22. Schritt: Wurde alles richtig gewählt, liest Zapier die Spaltenköpfe aus und überlässt nun Ihnen, was Sie pro Aktion in die jeweilige erste Zelle darunter (Action: Create Spreadsheet Row) eintragen möchten.

Da wir die Tabellenköpfe passend zu den geparsten Werten gewählt haben, ist der Rest einfach: Wählen Sie für namedessupporters (Name Ihrer Spalte im Sheet) die Variable “Parse Output Namedessupporters” (geparster Wert aus Ihrer E-Mail).

get.variable1

Wählen Sie nun nacheinander die korrekten Variablen für die zugehörige Spalte aus.

Also für startderfernwartung, dauerderfernwartung, kundennummer und servicebeschreibung.

Ist alles richtig gewählt, sollte folgendes zu sehen sein:

all.variables

Fahren Sie mit “Continue” fort.

23. Schritt: Sie sehen nun noch einmal eine Testseite. Klicken Sie auf “Create & Continue”

test.all

24 Schritt:. Nachdem der Test erfolgreich durchgeführt wurde, können Sie in Ihr Spreadsheet “Fernwartungsprotokolle” schauen. Wurde alles richtig eingetragen, sollten hier die Werte aus dem Fernwartungsprotokoll Ihrer letzten pcvisit Fernwartung zu sehen sein.

sheet.filled

Die 2. Zeile ist nur ein Hinweis von Zapier und tritt nur beim Test auf.

Hinweis: Zapier schreibt immer in die erste leere Zeile im Spreadsheet. Löschen Sie also mal eine Zeile, so wird Zapier den nächsten Eintrag in dieser freien Zeile setzen. Mit Filtern können Sie später noch gezielt einzelne Ausgaben in spezielle Spreadsheets umleiten (nicht im Zapier Free Plan enthalten).

25. Schritt: Sie können diesen Zap jetzt mit “Finish” abschließen. Benennen Sie Ihren Zap und schalten Sie ihn auf “On”. Die Erstellung des Zaps ist nun abgeschlossen. Sie können zurück in Ihr Dashboard wechseln. Zukünftige Fernwartungen bzw. Protokolle werden nun auch in Ihrem Spreadsheet eingetragen.

 

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