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Wie Sie Ihre Fernwartungsprotokolle in Google Calendar integrieren

Organisatorische Aufgaben sind lästig, nehmen viel Zeit in Anspruch und bringen Ihnen kein Geld ein. Somit ist es nur ein logischer Schritt diese Arbeit zu minimieren und damit Ihren Arbeitsalltag leichter zu gestalten.

Pcvisit hat deshalb die Option geschaffen, ihr Supportermodul mit Zapier zu verknüpfen und damit die Möglichkeit, mehr als 700 Anwendungen in Ihren Arbeitsalltag integrieren zu können.

Eines dieser vielen Beispiele ist die Integration Ihrer Fernwartungsprotokolle in Google Kalender. Erforderlich hierfür sind lediglich ein Zapier-Account, ein Google-Account und ihre E-Mail-Adresse. Hierfür müssen Ihre Fernwartungsprotokolle von Zapier geparsed werden. Darauf wird in der Anleitung ebenfalls eingegangen:

1. Schritt: Standardmäßig trägt pcvisit den Start und die Dauer der Fernwartung im Protokoll ein. Damit Google Calender jedoch einen Termin mit Start und Ende der Fernwartung erstellen kann,

ist es nötig, das Ende der Fernwartung im Fernwartungsprotokoll zu ergänzen.

Tragen Sie hierzu „endTimePosix“ : „${endtimeposixms}“ in das Protokoll ihrer Fernwartung in den Einstellungen für die Dokumentation in Ihrem Supporter Modul ein. Nähere Infos hier:

Im folgenden Bild sehen Sie die Zeile ganz unten:

sm.settings.doc

Die ausgegebene Zahl ist die Posix Zeit in Sekunden. Diese konvertieren wir später mit Zapier.

Sie können nun mit dem Erstellen Ihres Zaps fortfahren.

2. Schritt: Loggen Sie sich nun bei Zapier ein.

3. Schritt: Klicken Sie oben am Bildschirmrand auf “MAKE A ZAP!”

makezap

4. Schritt: Wählen Sie als ersten Schritt den Trigger aus. Dieser lautet “E-Mail Parser”. Scrollen Sie hierfür durch die Auswahl der Apps nach unten zu den Built-In Apps von Zapier.

parser

5. Schritt: Öffnen Sie nun https://parser.zapier.com/ in einem neuen Tab in Ihrem Browser. Auf der erscheinenden Seite wählen Sie “Signup”.

parser.signup

6. Schritt: Tragen Sie nun ihre E-Mail-Adresse und ein Passwort ein. Mit dieser E-Mail-Adresse können Sie sich zukünftig beim E-Mail-Parser von Zapier anmelden. Da Sie noch keine Mailbox erstellt haben, klicken Sie auf Create Mailbox.

create.mailbox

7. Schritt: Nun wird eine zufällig generierte Mailbox angelegt. Der E-Mail-Parser versucht sofort, neue E-Mails aus diesem Postfach zu holen. Da noch keine Neuen vorhanden sind, drücken Sie “Skip waiting”.

skip.waiting

8. Schritt: Nun können Sie die Adresse oben mit einer gewünschten Adresse ersetzen, in unserem Beispiel pcvisit@robot.zapier.com

Wählen Sie anschließend unten “Save Adress and Template”.

mailbox.rename

9. Schritt: Ihre umbenannte Mailbox sollte nun wie folgt aussehen:

mailbox.new

10. Schritt: Sie können diese E-Mail-Adresse direkt in Ihrem Supportermodul eintragen. Entweder nach der Empfängeradresse, getrennt mit einem Komma oder im CC/BCC. Alle Protokolle werden nun auch an diese Adresse weitergeleitet.

sm.settings.doc

Führen Sie nun zum Test eine Fernwartung durch, um ein Template im Parser zu erstellen.

11. Schritt: Nach Ende der Fernwartung taucht das Protokoll Ihrer Fernwartung in Ihrer Zapier Mailbox auf.

12. Schritt: Öffnen Sie die erhaltene E-Mail, indem Sie auf “Show” drücken. Sie sehen nun das Fernwartungsprotokoll Ihrer letzten Fernwartung (in der Ansichtsauswahl “original”). Wählen Sie unten “template” und anschließend “Click here”.

create.template

13. Schritt: Sie können nun die Werte für Fernwartungsdauer, Supportername, Start der Fernwartung usw. selbst festgelegten Variablen zuweisen. Diese Variablen können anschließend von Zapier verarbeitet und an diverse Apps (z.B. Google Sheets und Google Kalender) weitergeleitet werden.

Scrollen Sie hierzu ans Ende des Fernwartungsprotokolls. Die Deklaration der Variablen ist kinderleicht: Markieren Sie einfach den gewünschten Wert und vergeben Sie anschließend einen passenden Namen, unter dem Sie später die Variable nutzen möchten.

Um z.B. den Namen des Supporters in einer Variable zu speichern, markieren Sie den betreffenden Bereich im Protokoll mit der Maus (den Namen zwischen den Anführungszeichen, rosa unterlegt) und tragen Sie Ihren Variablennamen im Pop-up ein. Für unser Beispiel “Name des Supporters”:

delclare.name

14. Schritt: Drücken Sie anschließend “Save”. Sie werden feststellen, dass der gewählte Bereich mit unserer Variablen überschrieben wurde und gelb markiert ist: {{namedessupporters}}

variable1

Zapier kann nun diese Variable für späteren Gebrauch nutzen.

Um das Ganze umfangreicher zu gestalten, vergeben wir noch Variablen für den Start der Fernwartung, die Dauer der Fernwarung, die Kundennummer und die Service-Beschreibung.

Für die Dauer der Fernwartung:

variable.duration

Für die Kundennummer (Kommentar beim Beitritt des Teilnehmers, muss im Supporter Modul aktiviert werden):

variable.kdnr

Für den Start der Fernwartung:

variable.start

Für die Servicebeschreibung (Kommentar am Ende der Fernwartung, muss im Supporter Modul aktiviert sein):

variable.service

Zusätzlich erstellen Sie ein Template von Ihrer neu erhaltenen E-Mail, welche nun das Ende der Fernwartung beinhaltet. Das Ende speichern wir wie die vorangegangen Werte in einer Variable.

Markieren Sie dafür die Zahl und tragen Sie z.B. “Ende der Fernwartung”ein.

 

end.fw.variable

Gesetzt ist das Ende der Fernwartung nun als {{endederfernwartung}}.

Diese 6 Werte könenn wir jetzt mit Zapier verwenden.

Das Erstellen des Templates wird mit “Save Address and Template” beendet.

Sie können nun zurück in den Zapier Tab in Ihrem Browser und mit der Erstellung Ihres Zaps fortfahren.

15. Schritt: Nachdem Sie den E-Mail Parser erfolgreich eingerichtet haben, wählen Sie nun den Trigger “New E-Mail” und bestätigen mit “Save + Continue”.

new.email.trigger

16. Schritt: Im folgenden Fenster wählen Sie die zuvor eingerichtete Mailbox aus. Sie sollte im Dropdown Menü erscheinen.

Bild 17

Wählen Sie ihre Mailbox und drücken Sie “Continue”.

17. Schritt: Zapier testet nun den E-Mail Parser. Drücken Sie “Fetch & Continue”, der Test sollte erfolgreich verlaufen. Fahren Sie mit “Continue” fort.

test.fetch

18. Schritt: Zapier muss das Ende der Fernwartung erst von einer Unix-Zeit (die lange Zahl) in ein Datumsformat wie DD.MM.YYYY umwandeln. Fügen Sie hierzu als nächstes eine “Action” hinzu und wählen Sie als App den Zapier-eigenen Formatter aus:

formatter

19. Schritt: Wählen Sie “Create Date / Time” und drücken Sie “Continue”

20. Schritt: Bei der Auswahl, was Sie formatieren möchten, wählen Sie Format date.formatting

Sie wählen nun den Input. Dies ist ihr Datum in Unix-Zeit, welches Sie vorhin in ihrer Mailbox als Variable festgelegt haben.

Es öffnet sich der E-Mail-Parser. Wählen Sie Parse Output Endederfernwartung

Unter To Format  wählen sie Custom Value und tragen MM.DD.YYYY HH:mm:ss ein.

Für To Timezone wählen Sie Europe / Berlin

From Format können Sie auslassen.

Bei From Timezone wählen Sie UTC

Ausgefüllt ergibt sich wie folgt:

transform.posix

 

Bestätigen Sie anschließend mit “Continue”.

Auf der anschließenden Testseite sollten Sie über den Link (view your date / time) das korrekte Datumsformat als Output sehen.

Schließen Sie diesen Schritt mit “Continue” ab.

21. Schritt: Als nächstes müssen wir ähnliches noch einmal für das Startdatum ausführen. pcvisit liefert das Datum im DD.MM.YYYY – Format. Zapier reicht dieses ohne vorherige Konvertierung allerdings als MM.DD.YYYY an den Google Kalender weiter. Ergebnis:

Eine Fernwartung vom 05.04.2017 (05. April) wird zu einer Fernwartung am

04.05.2017 (04. Mai).

Um das zu verhindern, erstellen wir eine neue “Action” (ähnlich Step 2) und wählen jedoch als Input dieses mal Parse Output Startderfernwartung.

Das einzige, was hier jedoch geändert wird, ist das Zielformat. Wählen Sie wieder Custom Value und tragen Sie DD.MM.YYYY HH:mm:ss ein.

Alles andere lassen Sie unverändert (timezone jeweils UTC):

transform.start

 

22. Schritt: Nachdem die Datumsformate nun korrekt deklariert sind, können Sie mit dem damit fortfahren, die Daten an Ihren Google Kalender weiterzureichen.

Erstellen Sie dafür eine neu “Action” und wählen als App den Google Calendar

calendar

23. Schritt: Anschließend wählen Sie Create Detailed Event und fahren mit Continue fort.

24. Schritt: Verknüpfen Sie nun Ihren Google Calendar Account mit Zapier über Connect a New Account

connect.acc

25. Schritt: Wählen Sie Ihren Google Account, in dem die Kalendereinträge gespeichert werden sollen und gewähren Sie Zapier Zugriff auf diesen.

26. Schritt: Nun wird definiert, was in dem Kalendereintrag alles stehen soll. Unter Calendar wählen Sie Ihren Google-Mail-Account.

Für Summary, also den Titel des Kalendereintrages, wählen Sie E-Mail Subject aus der geparsten E-Mail. Hier steht standardmäßig dann “Protokoll Fernwartung von <Supportername> mit <Kundennummer>”

Für die Description wählen wir aus der gleichen E-Mail den E-Mail Body Plain

Die Location können Sie frei wählen (optional).

Wichtig ist nun Start Date & Time und End Date & Time.

Für Start Date & Time wird das umgewandelte Datumsformat aus Step 3 benötigt:

Wählen Sie Ihren 3. Step aus und klicken Sie Parse Output Startderfernwartung

Für End Date & Time wählen Sie nun die formatierte Zeit aus Ihrem 2. Step:

Parse Output Endederfernwartung

Alle weiteren Optionen bleiben Ihnen überlassen.

Ausgefüllt sieht das Template so aus:

calendar.template

27. Schritt: Anschließend erhalten Sie nochmal eine Übersicht über das erstellte Template. Der anschließende Test setzt den Eintrag für die Fernwartung auf den gewählten Tag aus Ihrem Template. In unserem Beispiel der 05.04.2017, 11:52 Uhr:

calendar.filled

28. Schritt: Sie können diesen Zap jetzt mit “Finish” abschließen. Benennen Sie Ihren Zap und schalten Sie ihn auf On. Die Erstellung des Zaps ist nun abgeschlossen.

Sie können zurück in Ihr Dashboard wechseln. Alle zukünftigen Fernwartungen, nach welchen ein Protokoll verschickt wird, werden nun in diesem Format in Ihren Google Kalender eingetragen.

 

Eine weitere Möglichkeit ist das Weiterleiten der Fernwartungsprotokolle mit Zapier an Google Sheets.

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